Une ligne tracée entre fournisseurs et gestionnaires événementiels

Dans le beau et grand monde de l’événementiel, il semble se dessiner une ligne, plutôt claire, qui sépare l’industrie en deux catégories bien simples : les organisateurs et les fournisseurs. Gravitent autour de ces catégories nombre d’exceptions, de gens qui marchent sur la ligne, qui jouent avec les limites. Mais au final, on s’entend pour dire que la plupart des organisations se situent d’un côté ou de l’autre.

En tant qu’organisateur, le succès de l’événement repose, entre autres, sur le livrable des fournisseurs, livrable sur lequel on a pas entièrement les mains sur le volant. D’où l’importance de s’entourer de gens fiables et présents.

Après bientôt 12 ans dans l’industrie, après avoir traversé la ligne plusieurs fois, dans un sens comme dans l’autre, voici mes humbles suggestions pour bien choisir son fournisseur.

  • UN : TROUVE UN CHARGÉ DE COMPTE PLUTÔT QU’UN VENDEUR

Dans un monde de chiffres, de rentabilité, d’argent et de commission sur vente, trouve une organisation qui se vante d’avoir des chargés de compte plutôt que des vendeurs. Et bien entendu, ça ne s’arrête pas à ce qui est inscrit dans la signature courriel ou sur la carte d’affaire.

Assure-toi d’avoir, dans ton réseau de fournisseurs, quelqu’un qui tient autant à la réussite de ton événement que toi-même, sinon plus. Quelqu’un qui sera présent du début à la fin, qui répondra au téléphone quand, à quelques minutes de l’ouverture des portes, tu réaliseras qu’il te manque 50 verres pour le cocktail de bienvenue. Quelqu’un qui est disponible par texto, ‘’si jamais’’.

  • DEUX : UN FIT DE PERSONNALITÉ PLUTÔT QU’UN PRIX

Le prix est important, personne ne dit le contraire. Mais un chargé de compte qui ne comprend pas tes besoins, qui ne s’adapte pas à ta façon de communiquer, qui priorise le prix en bas de la page au bon accompagnement, ça ne garantit pas le succès.

Tu veux travailler avec quelqu’un qui te rejoint où tu es rendu, et qui s’occupe d’apporter une portion de ton projet un peu plus loin. Un fournisseur qui te dit les vraies choses ; voici ce que tu me demandes, voici ce que ça coûte. Voici maintenant ce dont on a réellement besoin, et voici le prix associé à cette alternative.

On vit à l’ère du paraître ; c’est si simple de voir une photo d’inspiration sur Pinterest et de vouloir reproduire exactement le même concept. Ça vient avec une facture, souvent plus salée que ce que tes réels besoins représentent. Assure-toi de t’associer à quelqu’un qui va te guider là-dedans, sans nécessairement vouloir te vendre le gros kit à tout prix.

  • TROIS : UN FOURNISSEUR DE CONFIANCE EN AUDIOVISUEL

C’est souvent la bête noire des organisateurs d’événements. C’est un monde en soi, l’audiovisuel ; un langage codé, des machines compliquées, des filages à n’en plus finir et du temps d’installation interminable!

Comparativement aux autres soumissions, sur lesquelles tu comprends toutes les lignes, les soumissions d’audiovisuel sont complexes à saisir si tu n’as pas un minimum de connaissance. Tu veux travailler avec un fournisseur qui prend le temps de t’expliquer, de vulgariser les éléments sans te faire sentir incompétent, qui te fait sentir que tout ce qu’il a mis sur ta soumission, c’est réellement ce dont tu as besoin, qu’il n’essaie pas de te passer un équipement plus dispendieux pour faire monter le chiffre en bas de page.

S’il manque une chaise sur ton événement, une bouteille de vin sur le menu ou une bouchée parce que le traiteur l’a oublié, tes invités ne s’en rendront à peu près pas compte. À la limite, si l’animateur ne se présente pas, tu vas monter sur scène et livrer un discours incroyable. Mais si le son ne fonctionne pas, que les projecteurs s’éteignent en plein milieu ou que les micros plantent, rares sont ceux qui auront une solution. Tu veux une équipe réactive en régie, qui a tout ce qu’il faut pour que ça roule sans accroc.

  • QUATRE : TROUVE QUELQU’UN QUI VA ÊTRE CAPABLE DE TE DIRE QU’IL N’EST PAS LE BON FOURNISSEUR POUR TON BESOIN

Un fournisseur qui veut tout faire, qui prend tous les mandats et qui est partout en même temps, ça transpire le manque de contrôle et la soif de vendre. Tu préfèreras nettement quelqu’un qui va respecter ses limites, et qui, en toute transparence, va te dire que bien qu’il aurait adoré t’accompagner là-dedans, quelqu’un d’autre dans l’industrie est plus connaisseur que lui et qu’il t’invite à le contacter, pour ce besoin précis.

Tu veux travailler avec un expert dans son domaine, pas quelqu’un qui est moyen dans tout. Quelqu’un qui t’explique clairement son offre de service et les barèmes qui l’entourent. Un fournisseur qui passe la puck à un autre lorsque ça sort de son champ d’expertise, c’est assurément quelqu’un qui a de belles relations avec les autres partenaires de l’industrie, qui va faire avancer le montage plutôt que de mettre des bâtons dans les roues des autres, le jour de l’événement.

  • CINQ : DONNE PLUS D’INFO QUE MOINS

N’aie pas peur de partager de l’information. Ton fournisseur doit avoir du contenu pour pouvoir te proposer quelque chose d’adéquat. Plus tu donnes des détails, plus l’offre sera adaptée à ta réalité.

Au-delà de la date, du lieu et des besoins sommaires, ton fournisseur a besoin de connaître les horaires de montage et de démontage, la thématique de l’événement et l’historique de ton client. Il veut savoir l’âge moyen des participants, leurs préférences et leurs habitudes de consommation en événement. Est-ce qu’ils dansent une fois le banquet terminé, ou bien est-ce qu’ils préfèrent s’asseoir et jaser ? Est-ce que tes participants travaillent ensemble et se voient tous les jours ou bien se voient-ils une fois par année pour ce congrès ? Donne du jus, tu vas être le premier à en bénéficier.

  • SIX : PARTAGE TON BUDGET

Il n’y a rien de pire pour un fournisseur, dans les débuts du projet, que de travailler sans savoir l’ampleur du terrain de jeu.

Si tu en es à l’étape du budget, mentionne-le. Ton fournisseur pourra te guider dans certaines directions, te mentionner à brûle-pourpoint certains piliers budgétaires et ce que tu peux avoir avec ça. Il ne te restera qu’à décider ce qui a réellement une valeur ajoutée pour ton client.

Trop souvent, on a peur de mentionner un budget de 10 000$, par peur d’obtenir une soumission de 9 999,99$.

Si tu travailles avec un fournisseur de confiance, ton budget lui permettra de demeurer dans ton enveloppe et de trouver déjà des alternatives, advenant le cas où ton budget ne sera pas suffisant pour ce que tu veux faire. Il pourra t’accompagner et t’aider à déterminer tes désirs et tes besoins réels. Il pourra ainsi te faire une offre conséquente, et si tes désirs excèdent ton budget, il t’aidera à trouver une solution.

  • SEPT : SOIS PRÉSENT AU MONTAGE

La vraie magie se passe avant l’événement, quand une gang en bottes à cap et en t-shirt prend une salle vide et la transforme en véritable lieu de réception, n’attendant que tes invités pour faire vivre le tout.  Ça pousse des coffres, ça installe des ponts, ça place la vaisselle, ça monte le bar, ça astique les centres de table.  Que tu sois organisateur ou client, viens voir la magie opérer.

Au-delà de la gestion des docks, des horaires et des plans, viens vivre l’effervescence. Avant le spectacle, profite de la vie de coulisse ; c’est non seulement formateur, ça te permettra de comprendre beaucoup de choses sur les éléments qui composent ton événement, mais c’est surtout là que le fun se passe.

C’est aussi là que tu verras les vraies personnalités de tout le monde, ça t’aidera à choisir de qui tu t’entoures pour ton prochain événement !

 

PAR : Cloé Poudrier – Directrice des ventes et de l’expérience client, Groupe Salto

 

 

_ Photos : Réalisations du Groupe Salto